Eigentümerversammlung
Mit der Eigentümerversammlung fängt alles an. Hier muß der Verwalter alles das präzise zusammentragen, was er im nächsten Jahr für die Eigentümer in die Tat umsetzen will. Dazu gehört eine sorgfältige Vorbereitung, gemeinsam mit dem Beirat. Auf der Versammlung muß dann ebenso sorgfältig zugehört werden, um herauszufinden, was die Mehrheit der Eigentümer will. Dazu müssen manchmal die Stillen im Lande zum Reden aufgefordert und umgekehrt die allseits gefürchteten Redegewaltigen in freundlichen Grenzen gehalten werden. Wichtig ist, daß jede Aussprache zielstrebig zu einem festen Beschluß hingeführt wird. Um dies alles bemühen wir uns bei jeder der vielen großen und kleinen Eigentümerversammlungen unserer Gemeinschaften immer wieder neu. Wir streben dabei mit Erfolg an, den größten Teil der Beschlüsse möglichst einstimmig zu fassen.
Protokoll
Das Protokoll wird kurzfristig nach der Versammlung erstellt. Damit sichergestellt wird, dass die getroffenen Beschlüsse auch zeitnah umgesetzt werden - und nicht wie es manchmal praktiziert wird erst kurz vor der nächsten Eigentümerversammlung. Schwierige Protokolle überarbeitet ein zweiter Mitarbeiter noch einmal kritisch. Dann wird das Protokoll an den Beirat verschickt und kann gegebenenfalls abgeändert werden. Es wird kurz und übersichtlich gehalten, weil es die Arbeitsgrundlage für das kommende Jahr ist. Nach Unterschrift durch den Beirat wird es an alle Eigentümer verschickt.
Bürozeiten / Erreichbarkeit
Sie erreichen uns auch am Morgen nach dem späten Ende einer Eigentümerversammlung zu den gewohnten Zeitenft.
Wir verwalten derzeit Wohnanlagen mit einer Größenordnung von 3 bis 40 Bewohnern bzw. Eigentümern.
Sie erreichen uns im Büro in der Zeit von 8:30 Uhr bis 17:30 Uhr unter der Rufnummer 02104 / 69 39 011. Darüberhinaus sind wir auch nachmittags während unserer Außendiensttermine unter der Mobil-Nummer 0177/ 55 99 11 5 zu erreichen. Sollte sich doch einmal der Anrufbeantworter melden rufen wir umgehend zurück.
Wie verwenden viel Sorgfalt darauf, unseren gesamten internen Büroablauf immer wieder auf Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit und auch auf Einfachheit hin zu überprüfen.
Informationsmanagement
Verwaltungsarbeit ist zu einem großen Teil vorrangig die Weitergabe von Informationen. Damit dies schnell und zuverlässig geschehen kann, müssen Informationen immer griffbereit sein. Die Kopie einer Feuerversicherungs-Police, der Auszug aus einer Teilungserklärung, der aktuelle Stand eines Hausgeldkontos - diese und viele andere Dinge sollen ständig in Reichweite sein. Unser Ziel ist es, dem Anrufenden Wartezeit zu sparen und uns selbst zu helfen, in einer Vielzahl von Kleinarbeiten die Übersicht zu bewahren.
Buchhaltung
Die Buchhaltung ist die schnellste Abteilung, sie bucht täglich. Ihre Informationen sind ständig auf dem neuesten Stand und über unsere Computer sofort griffbereit.
Reparaturen / Instandsetzungen
Für die Haustechnik steht ein fester Stamm von Handwerkern und Beratern zur Verfügung. Hinzu kommen eine ganze Reihe völlig unabhängiger Firmen, die sich als Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen einen Namen gemacht haben. Dachreparaturen, Balkonsanierungen, Verschönerungen der Außenanlagen, Reparaturen an Klingelanlagen, Aufzügen und nicht zuletzt an der Heizung - in allen diesen Bereichen werden wir täglich mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert und sind immer wieder herausgefordert, für unsere Eigentümer maßgeschneiderte Lösungen zu finden.
Zusammenarbeit mit den Beiräten
Die Namen aller unserer Beiräte, meist mit dienstlicher und privater Telefon- und Handynummer sowie in zunehmendem Maße auch der eMail-Adresse, liegen uns immer griffbereit vor - sie sind die wichtigsten Ansprechpartner in der Zeit zwischen den Eigentümerversammlungen. Über die Beiräte erfahren wir, wo im Hause der Schuh drückt, welche Meinung zu einem bestimmten Vorhaben vorherrscht oder welche Reparatur dringend ansteht. Wir geben Informationen, die uns zu irgend einem Thema des Hauses erreichen, möglichst umgehend an die Beiräte weiter. Zu diesen Informationen gehören, wenn erforderlich und gewünscht, auch allgemeine Mitteilungen aus der Fachliteratur sowie Gerichtsurteile, Informationen über neue haustechnische Angebote, Vorhaben der Versorgungsträger etc.
Prüfung der Hausgeldabrechnung (Belegprüfung)
Die Prüfung unserer Abrechnung soll so sorgfältig geschehen, daß mit dem Eigentümerversammlungs-Beschluß über die Entlastung des Verwalters jeder Eigentümer wirklich guten Gewissens die Abrechnung zu seinen Akten legen kann. Wichtiges Prinzip: der Beirat prüft zuhause alle Unterlagen in Ruhe vor. Er erhält dafür eine übersichtliche Gesamtabrechnung, verschiedene Sammelaufstellungen und alle Original-Belege ins Haus geschickt. Im zweiten Schritt wird ein Termin in unserem Büro gemacht, an welchem noch offene Fragen geklärt werden. Die danach endgültig festgestellte Abrechnung enthält für den Beirat mehrere wichtige Statistiken, darunter auch eine kleine Bilanz und eine Gesamtübersicht über den Zahlungsverkehr sowie den endgültigen Wirtschaftsplan. Nachdem dies alles abgestimmt ist, werden Einzelabrechnungen erstellt und zusammen mit einer Neuberechnung des Hausgeldes für das nächste Jahr und mit der offiziellen Einladung zur Versammlung den einzelnen Eigentümern zugesandt.
Vertrauen unserer Kunden
Das Vertrauen der Kunden ist unser Kapital, und nur ein zufriedener Kunde empfiehlt uns weiter. Die Verwendung der eingehenden Gelder, die sichere Anlage von Reparaturrücklagen, die jederzeitige Offenlage von allen Buchhaltungsunterlagen - für uns selbstverständlich. Wir haben es uns zum Prinzip gemacht, keine sachfremden, mit unserer Verwaltungsaufgabe konkurrierenden Arbeiten anzunehmen, wie z.B. die Vermittlung von Versicherungen.
Preise
Unsere Preise geben wir gerne auf Anfrage bekannt. Sie werden je Wohnung und Monat kalkuliert und werden von verschiedenen Faktoren beeinflußt (z.B. Größe des Gesamtobjektes). Die Preise liegen in der Regel etwa zwischen € 14,- und € 25,- zuzüglich Mehrwertsteuer. In diesen Preisen sind alle regelmäßigen Verwalterleistungen enthalten. Sonderrechnungen gibt es nur in ganz wenigen, vorher genau festgelegten Ausnahmefällen.
